Das Virtuelle Rathaus ist ein digitaler Bürgerservice, der die bestehenden Angebote im Rathaus vor Ort ergänzt. Bei ausgewählten Verwaltungsdienstleistungen haben Sie nun die Möglichkeit, diese nach entsprechender Terminvereinbarung per Videochat online zu erledigen. Im Rahmen eines virtuellen Termins bearbeiten die Mitarbeiterinnen aus dem Bürgerbüro gemeinsam mit Ihnen Ihre Anliegen. Hierdurch entfällt die persönliche Vorsprache im Rathaus. Die Nutzung dieses digitalen Angebots ist selbstverständlich freiwillig. Die jeweiligen Dienstleistungen können auch weiterhin wie gewohnt vor Ort im Rathaus erledigt werden.

• Antrag auf Übermittlungssperre
• Ausweispflicht - Befreiung beantragen
• Beratung zu einem melde- oder passrechtlichen Vorgang
• Führungszeugnis (einfach) beantragen
• Führungszeugnis (erweitert) beantragen
• Landesfamilienpass beantragen
• Lebensbescheinigung
• Meldebescheinigung beantragen
• Melderegisterauskunft (einfach) beantragen
• Melderegisterauskunft (erweitert) beantragen
• Steueridentifikationsnummer
• Verlustanzeige Personalausweis (nur möglich, wenn ein weiteres Ausweisdokument zur Identifizierung vorhanden ist)
• Verlustanzeige Reisepass (nur möglich, wenn ein weiteres Ausweisdokument zur Identifizierung vorhanden ist)
• Verlustanzeige Reisepass im Ausland (nur möglich, wenn ein weiteres Ausweisdokument zur Identifizierung vorhanden ist)
• Wohnsitz - Wechsel der Hauptwohnung mitteilen (Nebenwohnsitz wird zum Hauptwohnsitz)
• Wohnsitz abmelden (Abmeldung der Nebenwohnung oder Umzug ins Ausland)
• Wohnsitz anmelden (Umzug nach Schriesheim von außerhalb)
• Wohnsitz ummelden (Umzug innerhalb von Schriesheim)

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen eines Termins mehrere Anliegen zu erledigen. Da jedes Anliegen eine entsprechende Zeit erfordert, ist es wichtig, dass dies vorab berücksichtigt und ausreichend Zeit eingeplant wird. Hierfür wählen Sie bitte bereits bei der Terminvereinbarung Ihre jeweiligen Anliegen gemeinsam aus. Nur so können unsere Mitarbeiterinnen ausreichend Zeit einplanen. Eine kurzfristige Erweiterung Ihres Termins ist aus organisatorischen Gründen oftmals nicht möglich und muss im Einzelfall mit Ihrer Sachbearbeiterin geklärt werden.

Die Terminvereinbarung erfolgt online über das Terminvereinbarungsportal der Stadt Schriesheim. Wählen Sie aus der Übersicht der verfügbaren Verwaltungsdienstleistungen, die von Ihnen gewünschte Dienstleistung aus. Im Folgenden haben Sie dann die Möglichkeit, das "Virtuelle Bürgerbüro" als Standort auszuwählen.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Anliegen im Rahmen des Virtuellen Rathauses erledigt werden können. Sollte der Standort "Virtuelles Bürgerbüro" nicht zur Verfügung stehen, erfordert diese Verwaltungsdienstleistung eine persönliche Vorsprache im Rathaus.

Nach Vereinbarung eines Termins erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Diese enthält einen Link, den Sie über jedes internetfähige Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) aufrufen können. Über diesen Link können Sie sich dann zum Zeitpunkt des Termins direkt in die Online-Sitzung einloggen.

Durch die vorherige Terminvereinbarung ist bei virtuellen Terminen in der Regel nicht mit einer Wartezeit zu rechnen. In Ausnahmefällen ist es im Tagesgeschäft jedoch nicht ausgeschlossen, dass sich einzelne Termine leicht verzögern.

Sofern Sie Ihren gebuchten Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie, diesen möglichst frühzeitig wieder abzusagen. Eine Terminstornierung können Sie unmittelbar über einen Link in Ihrer Bestätigungsmail vornehmen. Darüber hinaus können Sie die Absage auch über unser Terminvereinbarungssystem online vornehmen.

Zur Terminabsage

Um die Videoberatung nutzen zu können, benötigen Sie folgende Voraussetzungen.

• Internetfähiges Endgerät wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone mit einer Frontkamera und Mikrofon. Vergewissern Sie sich bitte, dass Lautsprecher, Kamera und Mikrofon eingeschaltet und funktionsfähig sind. Verwenden Sie nach Möglichkeit Kopfhörer beziehungsweise ein Headset.
• Webbrowser (vorzugsweise Google Chrome oder Mozilla Firefox) in der jeweils aktuellen Version.
• Ausreichende Internetverbindung mit einer Upload‐Geschwindigkeit von mindestens 10 Mbit/s.

Eine Installation von Apps oder Programmen ist nicht erforderlich. Die virtuelle Beratung per Videochat ist browserbasiert. Auch das Ausfüllen von Formularen erfolgt direkt über den Browser.

Zur Legitimation Ihrer Identität ist es erforderlich, dass Ihre Kamera eingeschaltet ist. Der Abgleich mit Ihrem Ausweisdokument erfolgt per Videochat.

Bei einem kurzzeitigen Verbindungsabbruch wählen Sie sich über den Link in der Bestätigungsmail erneut ein. Sie werden dann automatisch wieder in Ihren Termin geleitet.

Sollten Sie keine Möglichkeit haben, einen begonnenen Termin weiterzuführen, nehmen Sie bitte (soweit möglich) Kontakt zu Ihrer Sachbearbeiterin auf und vereinbaren Sie gegebenenfalls einen neuen Termin.

Grundsätzlich können Sie einen virtuellen Termin von überall aus wahrnehmen. Für einen optimalen Ablauf und zum Schutz Ihrer persönlichen Daten empfehlen wir jedoch einen ruhigen Raum, in dem Sie nicht gestört werden und unbefugte Dritte nicht mithören können. Bitte achten Sie außerdem auf eine stabile Datenverbindung, um eine ungestörte Kommunikation mit unseren Mitarbeiterinnen zu ermöglichen.

Die virtuellen Beratungen werden durch unsere Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros durchgeführt.

Jegliche Informationen sowie eine Übersicht der erforderlichen Unterlagen für Ihr konkretes Anliegen erhalten Sie im Terminbuchungsprozess und zusätzlich mit der Terminbestätigung per E-Mail. Sofern erforderlich können während des Termins Formulare gemeinsam ausgefüllt und rechtssicher unterschrieben werden.

Um einen reibungslosen Ablauf des Online-Termins zu gewährleisten, halten Sie die benötigten Unterlagen (möglichst in digitaler Form) sowie ein Ausweisdokument bereit. Dieses wird im Rahmen der Identifizierung zu Beginn des virtuellen Termins zwingend benötigt.

Die Legitimierung erfolgt unmittelbar über Ihre Kamera mit Ihrem gültigen Ausweisdokument.

Sofern im Rahmen eines virtuellen Termins eine Unterschrift erforderlich ist, stehen Ihnen hierfür drei Varianten zur Verfügung. Hierdurch kann über jedes Endgerät eine rechtssichere Signatur geleistet werden:

• Online-Signatur über Touchpad 
• Hidden-Tan: einmalig vergebener, sechsstelliger Zahlencode (Transaktionsnummer), der mit der Maus des Rechners am Bildschirm angezeigt werden kann. Mit der korrekten Eingabe dieser TAN im dafür vorgesehenen Feld gelten Dokumente als signiert.
• Handy-Tan: einmalig vergebener, sechsstelliger Zahlencode (Transaktionsnummer), der als SMS an Ihre Mobilfunknummer gesendet wird. Mit der korrekten Eingabe dieser TAN im dafür vorgesehenen Feld gelten Dokumente als signiert.

Die Dokumente werden Ihnen nach der Unterschrift noch im Rahmen der Online-Sitzung zum Download zur Verfügung gestellt.

Sofern Ihre Verwaltungsdienstleistung mit anfallenden Gebühren verbunden ist, können Sie diese direkt im Rahmen Ihres virtuellen Termins bezahlen.

Hierfür steht Ihnen eine direkte Verbindung zu unserem E-Payment-System zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit online per Kreditkarte oder PayPal zu bezahlen.

Wurde Ihr Anliegen in unserem Virtuellen Rathaus bearbeitet, werden die gespeicherten Dokumente sieben Tage nach Abschluss Ihres Anliegens automatisch gelöscht. Alle weiteren Daten werden automatisch spätestens 30 Tage nach dem Termin gelöscht.

Zunächst wird zu Beginn jeder virtuellen Beratung eine Identifikation vorgenommen. Hierfür ist ein Ausweisdokument sowie der Abgleich mit der laufenden Kamera erforderlich. Darüber hinaus nehmen unsere Mitarbeiterinnen während der Gespräche kontinuierliche Datenabgleiche vor, indem personenbezogene Daten erfragt werden.

Jedes unterschriebene Online-Formular wird nach der Bearbeitung automatisch gesperrt. Auch den Mitarbeiterinnen unseres Bürgerbüros ist es danach nicht mehr möglich, Änderungen vorzunehmen.

Nein, die Mitarbeiterinnen der Stadt Schriesheim werden von Ihnen keine Aufzeichnungen des Gesprächs (in Bild, Video oder Ton) anfertigen.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen weisen wir Sie darauf hin, dass virtuelle Beratungen stets an einem ruhigen Ort ohne Zugang für unbefugte Dritte stattfinden sollten. Sollten sich Smart‐Home‐Geräte in der Nähe Ihres Endgerätes befinden, bitten wir Sie, diese während der Beratung auszuschalten.

Datenschutzhinweise

Im Rahmen der Terminvereinbarung verwenden wir Ihre Kontaktdaten, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeiten, ausschließlich zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung des vereinbarten Termins. Nutzen Sie für Ihr Anliegen unser Virtuelles Rathaus werden außerhalb der zuvor beschriebenen Terminvereinbarung personenbezogene Daten für die Bearbeitung Ihres gewünschten Anliegens erhoben.

Datenübermittlung

Auch mit Blick auf die Terminvereinbarung erfolgt eine Datenweitergabe an Dritte zu keinem Zeitpunkt. Ihre Daten werden von der Firma tempus software GmbH in unserem Auftrag und unter unserer Weisung verarbeitet und sonst nur gegenüber den Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros offenbart, die sich mit dieser Thematik befassen.

Nutzen Sie für Ihr Anliegen unser Angebot der virtuellen Beratung erfolgt auch hier keine Datenweitergabe an Dritte. Ihre Daten werden von unserem Rechenzentrum komm.one in unserem Auftrag und unter unserer Weisung verarbeitet und sonst nur gegenüber den Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros offenbart, die sich mit dieser Thematik befassen.